Come si fa a coinvolgere tutto il personale nel miglioramento senza fine della Qualità?

Organizzando e sostenendo un programma che consenta un miglioramento senza fine "a piccoli passi" (Kaizen), mediante il lavoro combinato dei Gruppi di progetto e dei Circoli della Qualità.

I Gruppi di progetto vengono designati dalla Direzione che affida loro un tema di miglioramento che, generalmente, coinvolge più enti aziendali.

I componenti di questa unità operativa vengono scelti in base alle conoscenze ed esperienze maturate in relazione all'impegno che devono affrontare.

Una volta che hanno portato a termine il proprio compito, il gruppo di progetto si scioglie.

La partecipazione ai Circoli della Qualità, invece, è esclusivamente volontaria e anche la scelta dei temi di miglioramento è libera, fatta esclusione per quelli riguardanti argomenti di natura retributiva e sindacale.

I componenti appartengono alla stessa area di lavoro con mansioni simili (di tipo tecnico, soprattutto).

I Circoli della Qualità sono permanenti: risolto un problema, ne affrontano un altro, sempre relativo all'area di appartenenza.

I componenti dei gruppi di progetto e dei circoli della Qualità (4-10 persone al massimo) ricevono un'adeguata formazione sull'uso del PDCA e degli strumenti di Problem solving.

Si riuniscono poche ore la settimana in orario di lavoro o anche fuori orario (dipende dagli accordi presi fra le parti), sotto la guida di un leader scelto, fra di loro, dai componenti del gruppo di progetto, mentre per i Circoli della Qualità è, in genere, il capo dell'area in cui essi operano.

Il lavoro dei Gruppi di progetto e dei Circoli della Qualità è coordinato da un comitato di direzione, presieduto dal direttore generale o da un suo incaricato e dai dirigenti delle aree aziendali in cui, in quel momento, stanno operando gruppi e circoli.

Si riunisce periodicamente per verificare l'andamento del programma, individua i temi di miglioramento per i gruppi di progetto e stanzia le risorse necessarie.

Decide, infine, se implementare, a conclusione della fase di Plan, le proposte di miglioramento dei Gruppi e dei Circoli.

Membro permanente del comitato di direzione è il facilitatore.
Come dice il nome, deve "facilitare" i rapporti fra Gruppi, Circoli, comitato e il resto dell'organizzazione.
Addestra i leader e supporta i gruppi e i circoli nella corretta applicazione del metodo PDCA e degli strumenti di problem solving.
Infine, li assiste nella preparazione della presentazione dei progetti di miglioramento al comitato di direzione.
Insomma, si adopera in tutti i modi per creare la giusta atmosfera perché essi possano operare il più efficacemente possibie.