I Circoli della qualità non sono una sorta di panacea per il miglioramento ma, dato il giusto impegno dei vertici aziendali, nonché la motivazione e la dotazione di risorse dei dipendenti, possono certamente aiutare il miglioramento continuo della qualità al livello della base operaia.
I Circoli della qualità sono formati da piccoli team (composti, generalmente, da un numero di lavoratori compreso tra tre e nove) che si incontrano regolarmente per discutere problemi di lavoro connessi al tema della qualità , in modo tale da avere la possibilità di esaminarli e proporre soluzioni. Al circolo viene assegnata la responsabilità di promuovere i miglioramenti qualitativi e portarli avanti fino alla loro realizzazione.
I membri del team cercano i punti deboli delle ipotesi e dei metodi in essere, esaminano i dati e valutano le diverse alternative.
Devono essere in grado di richiedere l'assistenza di esperti e di usufruire di corsi di formazione, mentre il Circolo ha bisogno di un budget, così che i suoi membri si assumano la responsabilità delle prove di verifica e degli eventuali progetti pilota.
Inoltre hanno bisogno di un leader qualificato che agevoli gli sforzi del team ma che non si comporti da capo assoluto.
Si pone l'accento sulla verifica della correttezza della diagnosi relativa alle cause che l'hanno provocato, altrimenti si potrebbe dare luogo a soluzioni che non centrano il problema vero. La definizione del problema richiede misurazioni quantitative e spesso una certa unanimità sui giudizi qualitativi.
Le tecniche specifiche che possono essere usate dai membri del Circolo della qualità comprendono le seguenti:
- diagrammi di flusso del processo
- diagrammi di Ishikawa (o a lisca di pesce)
- brainstorming
- analisi causa effetto
- reverse engineering (analisi a ritroso di un processo per verificarne il funzionamento)
- analisi di Pareto
I membri del team hanno bisogno di addestramento e di supporto per applicare tali tecniche al contesto e alla tematica che stanno esaminando. Il management deve credere nel lavoro dei team della qualità, ascoltare le proposte e mettere in opera soluzioni fattibili da portare avanti attraverso stadi pilota e poi fino alla piena operatività.
Essenziali per la riuscita del processo sono una grande apertura mentale e la volontà di non frapporre ostacoli o bloccare le cose.
