Il processo di miglioramento continuo si può suddividere in più fasi:

- valutazione della necessità di miglioramento
- impostazione dei progetti di miglioramento
- riverifica della dimensione del problema
- diagnosi delle cause
- definizione dei rimedi
- superamento delle resistenze al cambiamento
- applicazione delle soluzioni adottate e verifica del raggiungimento dei risultati previsti

Valutazione della necessità di miglioramento: consiste nel riuscire a valutare il rilievo del problema affrontato attraverso studi sui costi, benchmarking e considerazioni sugli eventuali benefici di un progetto di miglioramento continuo.

Impostazione dei progetti di miglioramento: in questa fase è importante la collaborazione di tutte le risorse che devono essere attive nella presentazione di proposte di miglioramento. A questo fine è opportuno il superamento delle barriere gerarchiche per facilitare lo scambio di idee e organizzare la raccolta delle proposte.

Riverifica della dimensione del problema: prima di attuare il progetto, occorre riverificare le dimensioni del problema per stabilire il tempo realmente necessario alla sua risoluzione. E' importante, infatti che il progetto venga realizzato in tempi rapidi e per questo a volte si rende necessario suddividerlo in più progetti allo scopo di monitorare l'avanzamento e verificare il raggiungimento degli obiettivi definiti.

Diagnosi delle cause: risulta utile rilevare le anomalie e individuarne le cause; attraverso l'analisi diagnostica si studiano i sintomi relativi ad ogni criticità, si propongono eventuali modelli interpretativi delle cause e si riorganizzano i dati per convalidare ed avere conferma delle cause stesse.