W. Edwards Deming, professore di statistica americano, ha concettualizzato un processo mentale che dà un senso alle nostre attività, finalizzandole all'obiettivo che volta per volta ci daremo.

Esso è detto "ruota" perché viene rappresentato in forma di cerchio ed è stato successivamente suddiviso dai giapponesi in quattro settori:

• Plan
• Do
• Check
• Act

Per questo motivo è conosciuto anche come PDCA, dalle iniziali delle sue quattro fasi.

Nella prima fase, quella di Plan, si pianificano e si programmano tutte le attività necessarie al raggiungimento dell'obiettivo.

Anzitutto si sceglie un tema di miglioramento (ad esempio "ridurre le difettosità dell'articolo X"), se ne individuano gli aspetti più importanti e le relazioni fra loro intercorrenti.

Chiarita e definita la situazione, si formula un obiettivo di miglioramento misurabile e quantificabile (ad esempio "abbattere dell'80% le difettosità dell'articolo X entro il mese di giugno").

L'obiettivo deve racchiudere in sè tutti gli elementi indispensabili per pianificare e programmare efficacemente l'azione.

Una volta che si è formulato l'obiettivo, si fissano tutte le attività necessarie: dalle più generali alle più dettagliate, per raggiungere la meta che ci siamo proposti, concatenandole fra loro in modo consequenziale (pianificazione).

Dopo aver pianificato tutte le attività che ci consentiranno di cogliere l'obiettivo, si attribuisce a ciascuna di esse un tempo di esecuzione (programmazione).

La fase di Plan è la più importante delle quattro, ma è anche la più trascurata perché, in genere, quando emerge un problema, lo si aggerdisce immediatamente, nella vana speranza di risolverlo, senza averlo opportunamente analizzato.
E' provato, invece, che una corretta pianificazione ne accellera notevolmente i tempi di soluzione, riducendo in misura considerevole la possibilità di errore.

Nella fase successiva, quella di Do (fare), si esegue ciò che si è pianificato.

Alla fase di Do segue quella di Check, cioè di controllo e verifica.

In questa fase si prendono in considerazione i risultati ottenuti.
Abbiamo soddisfatto l'obiettivo? In caso affermativo, standardizziamo i processo che ci ha consentito di farlo.

La standardizzazione è l'ultimo adempimento del metodo: Act.

A obiettivo raggiunto, quindi, si consolida il procedimento seguito, per poterlo riprodurre tutte le volte che si presenterà la stessa situazione.

Se, invece, non avremo ottenuto ciò che ci eravamo ripromessi, dovremo riconsiderare le varie fasi del ciclo per far emergere le cause del mancato successo.

Il ciclo PDCA è un processo che è parte integrante della nostra fisiologia, anche se, nel tentativo di spiegarlo, si corre il rischio di farcelo sembrare estraneo.
Deming e i giapponesi non hanno inventato nulla, non hanno fatto altro che rendere sistematico un processo mentale a cui facciamo ricorso, spesso, in modo inconscio.